Журнал входящей документации
Все документы, которые поступают в организацию, должны быть зарегистрированы и внесены в журнал входящей документации. Сюда могут относиться самые различные документы – от писем и пригласительных билетов до графиков и бланков строгой отчетности. Все входящие документы в обязательном порядке регистрируются в журнале в тот день, когда они поступили в организацию, какими бы разными способами они не были доставлены. Перед занесением данных о документах в журнал, вся входящая корреспонденция проверяется на целостность доставки. В журнал входящей документации в первую очередь вносится дата. Каждому документу, который регистрируется, присваивается регистрационный номер в журнале. Далее вносится наименование вида документа и его разновидность, если есть таковая. Указывается, откуда поступил документ – точный адрес и наименование организации. Также ответственное по заполнению журнала лицо вносит краткое содержание поступившего входящего документа. И в завершении заполнения данных о входящей документации вписываются данные об исполнении документа или дальнейшем его движении с указание точного адреса.
