Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее
В соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек (утв. постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 69) ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.
Для непосредственного выполнения работ по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек приказом (распоряжением) работодателя назначается специально уполномоченное лицо.
Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, чтобы по мере необходимости:
-производить оформление трудовых книжек лицам, заключающим трудовой договор (при поступлении на работу на предприятие) впервые;
-производить оформление трудовых книжек лицам, у которых
-при поступлении на работу на предприятие трудовая книжка отсутствует либо была непригодна для использования по назначению (изношена, испачкана, обгорела и т. п.);
-производить оформление дубликатов трудовых книжек, утраченных (пришедших в негодность) по вине работника либо работодателя, а также в иных необходимых случаях.
Учет бланков трудовых книжек и вкладышей к ним на предприятии ведется в предназначенной для этой цели книге бухгалтерией. В книгу вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.
Книга должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя предприятия и скреплена сургучной печатью или опломбирована.
Хранение бланков трудовой книжки и вкладыша в нее осуществляется на предприятии в соответствии с порядком, предусмотренным в отношении документов строгой отчетности. Как правило, их хранение производится в приспособленных для этой цели помещениях бухгалтерии - в шкафах (сейфах), обеспечивающих надежную защиту документов от утраты и (или) порчи.
Выдача бланков сотруднику отдела кадров, ответственному за ведение трудовых книжек, производится бухгалтерией на основании письменной заявки. По окончании каждого месяца сотрудник отдела кадров, ответственный за ведение трудовых книжек, обязан представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы предприятия. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее, а также непригодные к дальнейшему использованию по назначению - в том числе в связи с несоответствием установленной форме - подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.
Графы приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее:
1. Номер п/п
2. Число
3. Месяц
4. Год
5. От кого получено или кому отпущено
6. Основание (наименование документа, и дата)
7-9. Приход:
Количество трудовых книжек (серия и номер), количество вкладышей (серия и номер), сумма (руб.)
10-12. Расход:
Количество трудовых книжек (серия и номер), количество вкладышей (серия и номер), сумма (руб.)