Журнал регистрации исходящей корреспонденции
Журнал регистрации исходящей корреспонденции - документ, который ведется организацией, для регистрации всех реквизитов и сведений об исходящих документах, которые отправляются корреспондентам из организации.
Документы в Журнале регистрируются, только после предварительной проверки, для удостоверения в правильности исполнения (оформления).
Бланк документа состоит из девяти граф, предназначенных для заполнения. В графе 1, должно быть указано наименование организации, закрепленное в учредительных документах. В графе 2, проставлена дата отправляемого документа (дата утверждения документа руководителем). В графе 3, регистрационный номер (порядковый номер документа в пределах календарного года). В графе 4, наименование вида документа (для всех документов кроме писем). В графе 5, адресат (кому и куда отправляется документ). В графе 6, заголовок документа (краткое содержание документа). В графе 7, количество листов документа. В графе 8, количество экземпляров. В графе 9, примечания (например, каким образом будет доставляться документ).
Документы, которые будут отправляться по почте, упаковываются в конверт. Перед этим проверяется правильность оформления, наличие приложений. Документы, которые отправляются в один адрес, но разным структурным подразделениям, допускается вкладывать в один конверт.
